Formation Excel 2013 / 2016 – Traitement des bases de données

formation_excel

Prérequis :

Connaissances de base d’Excel. Savoir créer, mettre en forme et mettre en page des tableaux simples. Savoir insérer une formule de calcul basique. 

Public concerné :

Utilisateurs réguliers d'Excel.

Objectifs :

  • Gérer des volumes de données importants.
  • Créer et mettre en forme des bases de données dynamiques.
  • Analyser, filtrer et produire des tableaux de synthèse et de suivi.

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Certification :

TOSA ou PCIE

Durée :

2 jours

Tarif inter entreprise :

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Formation éligible au CPF

Programme

Analyse rapide d’un tableau dans excel

  • Mise en forme conditionnelle
  • Graphiques
  • Totaux (Somme, Moyenne, Nb val, % du total, résultat cumulé)

Utiliser les filtres pour extraire des données

  • Appliquer un filtre automatique pour afficher des données qui répondent à de nombreux critères
  • Eliminer les doublons dans une liste de données
  • Consolider des colonnes provenant de plusieurs tableaux.

Réaliser des calculs statistiques sur une plage de cellules

  • Nommer une base de données
  • Réaliser des calculs statistiques sur des données groupées (Somme.si.ens, nb.si.ens)

Déclarer et manipuler des bases de données dynamiques

  • Déclarer un tableau en tant que base de données
  • L’onglet « Outils de tableau »
  • Utiliser les fonctionnalités de base de données (Colonnes calculées, Totaux dynamiques, Ajout de lignes et colonnes, …)

Créer des tableaux de synthèse (tableau croisé dynamique)

  • Suggestion pour aider à la création de TCD
  • Créer un tableau de synthèse pour analyser les données d’une base
  • Modifier l’organisation des données dans le tableau
  • Grouper des informations? (texte, date, numérique)
  • Créer des segments chronologiques
  • Calculer une répartition
  • Modifier le calcul? (moyenne, pourcentage)
  • Créer une formule personnalisée? (champ calculé, élément calculé)
  • Actualiser les données
  • Trier des données dans un tableau croisé dynamique
  • Créer un graphique croisé dynamique

Remanier les données d’une base

  • Remplissage instantané
  • Répartir les données d’une cellule dans plusieurs colonnes
  • Extraire certains caractères d’une cellule, concatener plusieurs cellules,
  • Supprimer les espaces dans une cellule (supprespace)
  • Effectuer une recherche sur du texte (Trouve, Cherche)

Mise en forme automatique des données d’une base

  • Modifier la mise en forme selon le contenu des cellules
  • Possibilités de placer plusieurs règles pour la même zone
  • Appliquer une mise en forme à des cellules en fonction du résultat d’un calcul? (présenter toute une ligne en couleur, mettre certains jours en couleur)

Contrôler la saisie pour limiter le nombre d’erreurs

  • Créer une liste déroulante pour saisir des informations redondantes
  • Définir des critères de saisie pour limiter les erreurs.
  • Empêcher la saisie dans une zone? (Protection de feuille et de classeur?)

Réaliser un calcul exact entre deux dates

  • Principe de gestion des dates dans Excel (numéro de série)
  • Fonctions datedif, Nb.jours.ouvrés, Aujourdhui, Fin.mois, …
  • Reconstituer une date, Fonction Date( Année() ; mois() ; jour() )

Optimiser la recherche d’informations

  • Utiliser la fonction Recherche
  • Rechercher des données à partir d’un critère avec RECHERCHEV() (avec une valeur exacte ou proche)
  • Obtenir la position d’un élément dans une liste de données (fonction Equiv)
  • Renvoyer une référence ou une valeur de cellule à l’intersection d’une ligne ou d’une colonne dans une plage de données (Index)